Archiv der Kategorie: Outlook

Outlookadressen in Word verwenden

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Outlook-Adressen lassen sich über das Symbol Adressbuch in Word einfügen. Jedoch erscheinen statt der kompletten Firmenanschrift nur standardmäßig der Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort und das Land.

Die Ausgabe lässt sich ändern:

  1. Das Symbol unter Datei, Optionen, Symbolleiste für den Schnellzugriff, Alle Befehle, Adressbuch, Hinzufügen.
  2. Erstellen Sie in Word einen Textbaustein. In einem leeren Word-Dokument diesen Code/Text eingeben:

Code für Adressen

Wichtig: Leerzeichen innerhalb der geschweiften Klammer und Großbuchstaben beachten. Nicht verwechseln mit Strg + F9.

Leerzeichen vor den gewschweiften Klammern

  1. Text markieren und Alt-F3 drücken.
    Wichtig: Speichern in:dotm und Name: Adresslayout

Dialogfenster Schnellzugriff

WEITERE CODES

Jeder Code muss in spitzen Klammern stehen. Die geschweiften Klammern verhindern eine Leerzeile, falls das Adressbuch für ein Feld keine Angaben enthält.

<PR_COMPANY_NAME> Firma
<PR_DEPARTMENT_NAME> Abteilung
<PR_OFFICE_LOCATION> Büro
<PR_DISPLAY_NAME> Name, inkl. Namenszusatz
(entspricht der Anzeige des Namens in Outlook)
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> Anrede
<PR_TITLE> Position
<PR_GIVEN_NAME> Vorname
<PR_SURNAME> Nachname
<PR_STREET_ADDRESS> Straßenname und Nummer
<PR_POSTAL_CODE> Postleitzahl
<PR_LOCALITY> Ort
<PR_STATE_OR_PROVINCE> Bundesland/Region
<PR_COUNTRY> Land
<PR_POSTAL_ADDRESS> Postanschrift

 

Outlook mit mehreren Fenster öffnen

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Sie möchten Outlook mit mehreren Fenstern öffnen:
1. Öffnen Sie die gewünschten Fenster, z.B. mit der rechten Maustaste und dem Befehl Im neuem Fenster öffnen.
OutlookneuesFenster
2. Schließen Sie die Fenster nicht über das übliche Schließsymbol
Schließsymbol, sondern klicken Sie auf den Befehl Datei, Beenden.
3. Beim nächsten Öffnen von Outlook werden alle vorher geöffneten Fenster mit geöffnet.

Tipp: Legen Sie sich den Befehl Datei, Beenden in die Schnellzugriffsleiste: Datei, Optionen, Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, Befehle auswählen, Registerkarte Datei, wählen Sie den Befehl Beenden aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
OutlookSchnellzugriff

Outlook: Mail-Vorlage mit Quicksteps erstellen

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Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Start auf Quicksteps, Neuer Quickstep, Neue E-Mail an…

Geben Sie einen Namen für den Quickstep ein und klicken Sie auf Optionen.
2
Klicken Sie auf Optionen anzeigen.
4
Hier können Sie neben der Betreffzeile den Text eingeben, CC und BCC vorbereiten.

Mit dem Befehl Aktion hinzufügen können Sie weitere Aktionen wie Mail in Ordner verschieben, Kategorien auswählen, Kennzeichnung oder auch gleichzeitig eine Aufgabe aus der Mail heraus erstellen lassen.

Mit einem Klick auf den Quickstep werden alle ausgewählten Aktionen ausgeführt

Aus Outlook Serien-E-Mails erstellen

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In Outlook können Sie direkt einen Seriendruck erstellen, der in Word bearbeitet werden kann.

  1. Outlook-Kontakte, Kontakte auswählen.
  2. Register Start, Gruppe Aktionen, Seriendruck
  3. Optionen:
    Dokumenttyp: Serienbrief
    Zusammenführen an: Neues Dokument
  4. Das Hauptdokument wird in Word geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.
  5. Fertig stellen und zusammenführen.

Tipp: Wenn Sie die Ansicht in Outlook-Kontakte so anpassen, dass nur die gewünschten Spalten (über Feldauswahl) sichtbar sind, werden im Word-Serienbrief auch nur die ausgewählten Felder als Seriendruckfelder angezeigt.